Tudo o que o MailSync faz

A migração funciona sem tocar em nada disto — os padrões já são os certos para a maioria dos casos. Esta página é para quando o seu caso não é a maioria: arquivar uma caixa dentro de outra, levar só o último ano, copiar só as notas fiscais de um fornecedor. Tudo fica em Opções avançadas, dentro do lote.

Criar a migração

Migração simples ou em lote

Ao criar, você escolhe: simples preenche uma caixa na própria tela (servidor, usuário e senha dos dois lados); em lote envia um arquivo com uma conta por linha. O resto é idêntico — inclusive as validações.

Acrescentar contas depois

Esqueceu uma caixa? O botão Adicionar contas, no cabeçalho da tabela de contas do lote, acrescenta ao lote que já existe — uma caixa preenchida na tela ou um arquivo com várias, do mesmo jeito da criação. Não é preciso montar um segundo lote para as que faltaram, e o relatório do fim continua sendo um só.

• A mesma caixa não entra duas vezes. Se o par origem → destino já estiver no lote, a linha volta avisada e nada é copiado em dobro.
• As contas novas entram sem teste, como qualquer conta recém-criada. O lote volta para “criado” e o botão de iniciar só libera depois que você rodar Testar conexão (ou Tamanho) de novo — o que já foi copiado continua contado e não é copiado outra vez.
• Com o lote copiando ou testando, o botão espera. A execução em andamento trabalha com a lista de caixas que leu quando começou; a conta nova entra assim que ela terminar.

Corrigir a senha depois

Senha errada é o erro mais comum de toda migração, e não exige refazer o lote: o botão da chave, na conta ou na linha da tabela, troca a senha de origem, a de destino ou as duas. O campo em branco mantém a senha atual. Trocar a senha apaga o resultado do teste de acesso — ele valia para a senha antiga.

Antes de copiar

Testar conexão e acesso

Abre os dois servidores e faz login nos dois, em segundos. É o que libera o botão de iniciar.

Medir o tamanho

Lê os totais dos dois lados sem copiar nada — é o que define o preço e a expectativa de tempo. Vale como teste de acesso: para ler as pastas, foi preciso entrar nas duas caixas.

Apenas simular

Percorre tudo, monta o relatório e não grava nada no destino. Serve para conferir o que seria copiado antes de valer — especialmente com os filtros abaixo ligados.

Agendar para outro horário

O botão do calendário, na barra de ações do lote, marca dia e hora para a migração começar sozinha. Vale a pena: copiar e-mail consome banda, e a madrugada não disputa com o escritório trabalhando. Os atalhos ao lado do relógio — hoje à noite, amanhã cedo, sábado de madrugada — cobrem as escolhas mais comuns em um clique.

Você pode marcar mais de um horário no mesmo lote: é assim que se faz a segunda passada, aquela que leva o que chegou depois da primeira. Os dias que já têm agendamento aparecem com um ponto embaixo do número, e os dias que já passaram não são clicáveis. A hora é sempre a do seu fuso, mostrado abaixo do campo.

Recortar o que será copiado

Copiar só o que for mais novo que N dias

365 traz o último ano. Útil quando o destino tem menos espaço que a origem, ou quando o combinado com o cliente é migrar só o período recente.

Copiar só o que for mais antigo que N dias

O contrário: arquiva o passado e deixa o recente onde está. As duas opções juntas recortam um intervalo — mais antigo que 365 com mais novo que 1095 traz o que tem entre um e três anos.

Copiar só mensagens com um assunto, ou de um remetente

A busca é feita pelo próprio servidor, dos dois lados, antes de qualquer cópia — é rápida mesmo em caixas enormes. Preenchendo os dois campos, só entram as mensagens que atendem aos dois ao mesmo tempo: do remetente e com aquele assunto.

Casos em que isso resolve o problema:

• levar para o novo servidor só as notas fiscais de um fornecedor;
• separar a correspondência de um processo específico numa caixa própria;
• refazer uma migração parcial que falhou só numa faixa de mensagens.

Com filtro ligado, a tela da caixa ganha o cartão Filtro de mensagens: ele diz qual filtro valeu e quantas mensagens casaram com ele. A árvore de pastas passa a contar da mesma forma — uma pasta com 29.390 mensagens da qual 90 casaram aparece como 90 / 90, e não como 90 / 29.390. As mensagens que não casaram não foram deixadas para trás: elas não foram pedidas.

Excluir pastas

Uma expressão por linha, somada às pastas que já ignoramos por padrão (lixeira, spam, calendário, contatos e as pastas internas do servidor). Como o preço depende do tamanho, deixar de fora um arquivo morto gigante também sai mais barato.

Migrar primeiro a caixa de entrada

A INBOX é copiada antes de todas as outras pastas. Numa caixa grande isso muda a experiência de quem está esperando: em vez de acompanhar o arquivo morto de 2018 rastejando por horas, a pessoa recebe o que importa logo no começo e volta a trabalhar enquanto o resto ainda está vindo.

Não muda nada no resultado final — no fim, tudo chega igual. O que muda é a ordem, e com ela o tempo até a caixa ficar utilizável.

Somente pastas

Cria a árvore de pastas no destino sem copiar mensagem nenhuma. Serve para preparar a estrutura antes de uma migração longa, ou para conferir como os nomes ficarão.

Onde as mensagens vão parar

Copiar tudo para dentro de uma pasta no destino

Em vez de a caixa de origem virar a raiz do destino, ela inteira vira uma pasta dentro dele. Informando Arquivo:

origem                    destino
INBOX                  →  Arquivo/INBOX
Itens Enviados         →  Arquivo/Itens Enviados
Clientes/2026          →  Arquivo/Clientes/2026

É a forma de resolver dois casos que aparecem sempre:

• quem sai da empresa — a caixa da pessoa vai para dentro da caixa de quem assume, sem misturar com as mensagens de quem ficou;
• consolidar caixas — várias contas antigas dentro de uma só, cada uma na sua pasta.

O que acontece com a caixa de origem

Apagar da origem o que for copiado

Cada mensagem é removida da caixa antiga assim que chega ao destino. Existe para quem está esvaziando uma caixa cheia durante a mudança — a mais comum é a que estourou a cota e não recebe mais.

Ritmo e resistência a falha

Um lote nunca toma a máquina inteira: até 10 contas, no máximo 7 copiam ao mesmo tempo; acima disso, metade. O número que você escolhe continua valendo como teto — pedindo 3, são 3.

Exigir certificado válido

A conexão com os dois servidores é sempre criptografada. O que esta opção acrescenta é a conferência do certificado: com ela ligada, o MailSync recusa a conexão se o certificado do servidor estiver vencido, for autoassinado ou não corresponder ao endereço — ou seja, passa a confirmar que o servidor é mesmo quem diz ser, e não só a embaralhar o que trafega.

Vem desligada, e por um motivo prático: servidor antigo — justamente o que as pessoas estão deixando para trás — costuma ter certificado próprio ou vencido. Ligada para todo mundo, ela transformaria migração legítima em “falha de conexão” sem que ninguém pudesse fazer nada a respeito.

Ligue se a política de segurança da empresa exigir, ou se a migração atravessa uma rede em que você não confia. A regra vale tanto para o teste de conexão quanto para a cópia, então o teste já diz se vai dar certo. Se aparecer “o certificado do servidor não passou na validação”, é isto: desligue e rode de novo, ou peça ao provedor de origem um certificado válido.

Portas e SSL

O padrão é 993 com SSL dos dois lados, que é o certo em praticamente todo servidor. Só mexa se o seu usar outra porta. Desligar a criptografia faz a senha trafegar em texto puro — use apenas dentro de uma rede confiável, e troque a senha depois.

Enquanto a cópia acontece

• A árvore de pastas se preenche sozinha, com a contagem de mensagens de cada galho somando o que está abaixo, e o caminho até a pasta que está sendo copiada se abre.
• Servidor mudo é avisado: se a cópia passa três minutos sem resposta, a tela diz há quanto tempo. Passando de quinze, o MailSync encerra aquela caixa e a devolve para a fila, em vez de segurar a vaga para sempre.
• Tokens de Microsoft 365 e Google são renovados durante a cópia: eles valem uma hora, e uma caixa grande leva mais que isso.
• O registro completo fica disponível para download em .txt quando a caixa termina — um arquivo por execução. Se a caixa foi tentada mais de uma vez, todas as tentativas continuam ali, da mais recente para a mais antiga, junto com o registro da medição de tamanho. Numa caixa que falhou e foi refeita, o arquivo que explica o problema é o da tentativa que falhou.

Rodar a mesma caixa mais de uma vez

Rodar de novo é normal, e é o caminho recomendado: migre com tudo funcionando, troque o DNS quando estiver pronto e rode mais uma vez para levar o que chegou no intervalo. Não custa nada — o crédito fica vinculado à caixa e não vence.

Cada execução copia só o que ainda não chegou. Antes de transferir qualquer coisa, o MailSync compara as duas caixas mensagem a mensagem; o que já está no destino é pulado. Por isso a primeira passada é a demorada e as seguintes terminam rápido — e por isso o número de mensagens copiadas despenca da segunda em diante.

É aí que os cartões do topo da tela enganam sozinhos: eles mostram a última execução. Numa caixa rodada duas vezes você lê “1 mensagem copiada em 5 minutos” e parece que nada aconteceu. O cartão Execuções, ao lado da árvore de pastas, conta a história inteira — uma linha por passada, da primeira para a última, com o que cada uma fez:

Esses números são de uma migração real. Lendo as duas linhas juntas fica claro o que aconteceu: a primeira passada trouxe a caixa inteira e tropeçou numa mensagem no final; a segunda só precisou completar essa uma. O selo incremental aparece sempre que a execução encontrou parte da caixa já no destino.

Cada linha tem o botão de baixar o registro daquela passada. Quando algo deu errado, o arquivo que explica é o da execução que falhou — não o da que deu certo depois.

Sempre aplicados, sem opção

Estas decisões valem para qualquer migração, porque tê-las como interruptor só criaria jeitos de configurar errado:

• datas originais preservadas, e o estado de lido, respondido e sinalizado junto;
• pastas especiais casadas entre idiomas (Sent → Itens Enviados, Trash → Itens Excluídos) pelo tipo que o servidor anuncia, e não só pelo nome;
• pastas transferidas ficam assinadas no destino;
• cópia incremental: o que já está no destino não é copiado de novo;
• pastas internas do servidor, calendário e contatos ficam de fora.